Miten vesiosuuskunta siirtää vesilaskutuksen Excelistä vesilaskutusohjelmaan – vaiheittainen opas hallitukselle

Monen vesiosuuskunnan arki pyörii yhä Excel-taulukoiden, käsin tehtyjen laskujen ja yksittäisten ihmisten muistissa olevien käytäntöjen varassa. Niin kauan kuin laskuja on vähän ja sama ihminen hoitaa kaiken, tämä saattaa tuntua toimivalta ratkaisulta.

Kun jäsenmäärä on iso, hallituksessa tai tilitoimistossa tapahtuu muutoksia, Excel alkaa kuitenkin nopeasti näyttää rajansa. Tässä oppaassa käymme läpi, miten vesiosuuskunta voi siirtyä hallitusti Excelistä vesilaskutusohjelmaan – vaihe vaiheelta.

Tavoite on selkeä: vähemmän käsityötä, vähemmän virheitä ja selkeä, läpinäkyvä laskutusprosessi, jonka kuka tahansa hallituksen jäsen ymmärtää.

Miksi Excelistä kannattaa siirtyä eteenpäin?

Excel on hyvä apuväline moneen asiaan, mutta vesiosuuskunnan laskutusjärjestelmäksi se on harvoin kestävä ratkaisu pitkällä aikavälillä.

Tyypillisiä ongelmia ovat esimerkiksi:

• Tieto on hajallaan
  Jäsentiedot, käyttöpaikat, mittarit ja hinnat voivat olla eri taulukoissa tai eri ihmisten koneilla.

• Vain yksi ihminen "ymmärtää" laskutuksen
  Jos laskutusta hoitava henkilö sairastuu, vaihtaa tehtävää tai muuten poistuu tehtävästä, osaaminen katoaa helposti hänen mukanaan.

• Virheiden riski kasvaa
  Mitä enemmän rivejä ja käsin tehtävää työtä, sitä suurempi riski näppäilyvirheille, puuttuville laskuille ja väärille summille.

• Tilitoimiston ja vesi-isännöitsijän työ hankaloituu
  Jos tieto ei ole yhdessä järjestelmässä, ulkopuolisten kumppaneiden täytyy pyytää samoja tietoja useaan kertaan aiheuttaen ylimääräistä turhaa työtä.

Vesilaskutusohjelmaan siirtyminen ei siis ole vain "uuden ohjelmiston ostamista", vaan samalla mahdollisuus selkeyttää koko laskutusprosessia ja jäsenrekisterin hallintaa.

Mitä tietoja tarvitaan ennen siirtymistä?

Ennen kuin vesilaskutusohjelma voidaan ottaa käyttöön, on hyvä varmistaa, että perustiedot ovat kunnossa. Käytännössä tarvitaan ainakin:

• Jäsenrekisteri
  Jäsenten nimet, osoitteet, yhteystiedot ja laskutusosoitteet (paperilasku, sähköposti, e-lasku).

• Käyttöpaikkatiedot
  Kiinteistöt tai muut käyttöpaikat, joihin vesi toimitetaan, sekä tieto siitä, mihin jäseneen ne liittyvät.

• Mittaritiedot
  Mittarinumerot, sijainnit, mahdolliset mittarityypit ja viimeisin luettu lukema.

• Hinnasto
  Perusmaksut, kulutusmaksut, mahdolliset lisä- ja kausimaksut sekä arvonlisäveroprosentit.

• Historiatiedot (vähintään viimeinen laskutuskierros)
  Näistä on apua, kun uutta laskutusta verrataan vanhaan ja tarkistetaan, että siirtymä on onnistunut.

Hyvä uutinen on se, että suurin osa tästä tiedosta on todennäköisesti jo olemassa – usein juuri niissä Excel-taulukoissa, joita halutaan korvata.

Vaihe 1: Nykytilanteen kartoitus

Ensimmäinen askel on pysähtyä hetkeksi ja katsoa, missä ollaan nyt.

Hallituksen tai vesi-isännöitsijän kannattaa yhdessä tilitoimiston kanssa käydä läpi esimerkiksi:

• Missä tiedot tällä hetkellä sijaitsevat?
  (Excel, paperikansiot, sähköpostit, eri ihmisten koneet)

• Kuka hoitaa mitä?
  Kuka tekee laskut, kuka seuraa maksut, kuka päivittää jäsentietoja?

• Miten usein laskutetaan ja millä periaatteella?
  Esimerkiksi: arviolaskut neljä kertaa vuodessa ja yksi tasauslasku.

Tämän vaiheen tarkoitus ei ole syyllistää ketään, vaan muodostaa yhteinen kuva siitä, miten laskutus oikeasti toimii käytännössä.

Vaihe 2: Jäsenrekisterin ja käyttöpaikkojen siivous

Seuraavaksi kannattaa tarkistaa, että jäsen- ja käyttöpaikkatiedot ovat kunnossa ennen, kuin niitä tuodaan uuteen järjestelmään.

Hyvä käytännön lista:

• Onko kaikilla jäsenillä ajantasaiset yhteystiedot?

• Onko tiedossa, mitkä käyttöpaikat liittyvät mihinkin jäseneen?

• Onko poismuuttaneet jäsenet merkitty eronneiksi tai poistetuiksi?

• Onko omistajanvaihdokset kirjattu selkeästi?

Jos tiedot ovat hajallaan useissa Excel-tiedostoissa, ne kannattaa yhdistää yhdeksi "päärekisteriksi", jota käytetään siirron pohjana. Tässä kohtaa on usein järkevää ottaa myös vesilaskutusohjelman toimittaja mukaan auttamaan rakenteen suunnittelussa.

Vaihe 3: Tietojen tuonti vesilaskutusohjelmaan

Kun perustiedot on siivottu, ne voidaan tuoda vesilaskutusohjelmaan.

Käytännön eteneminen on tyypillisesti seuraava:

1. Päätetään tietomalli
   Sovitaan, mitä tietokenttiä ohjelmassa käytetään (jäsen, käyttöpaikka, mittari, hinnasto).

2. Valmistellaan siirtotiedostot
   Excel-taulukot muokataan ohjelmiston vaatiman mallin mukaisiksi (esimerkiksi sarakkeiden järjestys ja nimet).

3. Tuodaan tiedot ohjelmaan
   Järjestelmätoimittaja tai hallituksen nimeämä henkilö tuo tiedot pilvipalveluun.

4. Tarkistetaan siirto
   Verrataan satunnaisia jäseniä, käyttöpaikkoja ja mittareita vanhoihin Excel-tiedostoihin.

Varsinkin ensimmäisellä kerralla on hyvä edetä rauhassa ja varmistaa, ettei mikään olennainen tieto jää pois.

Vaihe 4: Testilaskutus ja rinnakkaislaskenta

Ennen kuin kaikki jäsenet saavat ensimmäisen laskunsa uudesta järjestelmästä, on suositeltavaa tehdä yksi testikierros.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että:

• muodostetaan laskut vesilaskutusohjelmassa

• verrataan laskusummia, kulutuksia ja maksueriä edelliseen laskutuskierrokseen

• tarkistetaan muutama jäsentapaus käsin:

  • kulutus

  • hinnaston mukainen laskelma

  • lopullinen laskusumma

Joissakin vesiosuuskunnissa tehdään myös rinnakkaislaskutus: yksi laskutuskierros viedään läpi sekä vanhalla että uudella tavalla, ja tuloksia verrataan. Tämä lisää hiukan työtä yhden kierroksen ajaksi, mutta vahvistaa luottamusta uuteen järjestelmään.

Vaihe 5: Jäsenviestintä ja käyttöönotto

Kun laskut on testattu ja tiedot vaikuttavat oikeilta, on aika tiedottaa jäsenille.

Hyvä viestintä vähentää kysymyksiä ja epäluuloja. Jäsenille kannattaa kertoa ainakin:

• miksi laskutusjärjestelmää vaihdetaan
  (esimerkiksi tehokkaampi laskutus, parempi tietoturva, selkeämpi laskun rakenne)

• mitä muutos tarkoittaa käytännössä
  (esimerkiksi laskun ulkoasu muuttuu, viitenumerot muuttuvat, e-lasku on mahdollinen)

• miten jäsen voi tarkistaa omat tietonsa
  (esimerkiksi järjestelmästä voidaan tulostaa yhteenveto tai lähettää koontikirje)

Hyvä tapa on liittää ensimmäiseen uuteen laskuun lyhyt saate, jossa kerrotaan selkeästi, että laskutus on siirtynyt uuteen järjestelmään ja miten mahdollisissa kysymyksissä ollaan yhteydessä.

Mitä virheitä siirtymässä kannattaa välttää?

Jokainen siirtymä tuo mukanaan oppeja. Tyypillisiä sudenkuoppia ovat:

• Kiirehtiminen ilman testikierrosta
  Halu saada uusi järjestelmä käyttöön nopeasti voi kostautua virhelaskuina.

• Tietojen siirtäminen sellaisenaan, ilman jäsenrekisterin tarkistusta
  Jos vanhat virheet tuodaan uuteen järjestelmään, ne eivät korjaannu itsestään.

• Liian vähäinen sisäinen dokumentointi
  On tärkeää kirjata ylös, miten hinnasto on rakennettu, miten laskut muodostuvat ja kuka vastaa mistäkin vaiheesta.

• Yksi henkilö hoitaa kaiken yksin
  Vaikka yksi henkilö vastaisikin käytännön työstä, vähintään yhdellä toisella hallituksen jäsenellä olisi hyvä olla perustason ymmärrys järjestelmästä.

Syventävänä lukemisena voi hyödyntää artikkelia "Vesiosuuskunnan vesilaskutus – yleisimmät virheet", jossa käsitellään laskutuksen tyypillisimpiä sudenkuoppia ja niiden ratkaisuja.

Yhteenveto: hallittu siirtymä tuo pysyviä hyötyjä

Excelistä vesilaskutusohjelmaan siirtyminen on projekti, joka kannattaa tehdä suunnitelmallisesti. Kun vaiheet käydään rauhassa läpi – nykytilanteen kartoitus, tietojen siivous, siirto, testilaskutus ja jäsenviestintä – lopputuloksena on:

• läpinäkyvä ja toistettava laskutusprosessi

• ajantasainen jäsenrekisteri ja käyttöpaikkatiedot yhdessä paikassa

• vähemmän manuaalista työtä ja vähemmän virheitä

• helpompi yhteistyö tilitoimiston ja vesi-isännöitsijän kanssa

Jos haluatte nähdä käytännössä, miltä Excelistä vesilaskutusohjelmaan siirtyminen näyttää, voitte varata maksuttoman esittelyn. Lyhyessä verkkotapaamisessa voidaan katsoa teidän nykytilannettanne ja arvioida, miten siirtymä onnistuisi mahdollisimman kevyesti juuri teidän vesiosuuskunnassanne.